Практическая работа №51
Отчеты: создание, модификация и использование
Цель работы: усвоить, что такое отчеты, научиться создавать отчеты с помощью мастера и в режиме конструктора.
Задачи работы:
- Научиться создавать автоотчет.
- Научиться создавать отчет, выводящий данные таблицы в виде документа, с помощью Мастера.
- Научиться создавать отчет в режиме конструктора.
Обеспечивающие средства: сборник описаний практических работ по MS Access; персональный компьютер, программное обеспечение: СУБД MS Access.
Требования к отчету: Итоги практической работы представить в виде файла LAB51.doc на диске (при необходимости вывести на печать) и оформить отчет по практической работе содержащий ответы на контрольные вопросы
Технология работы:
Access позволяет создавать отчеты и почтовые наклейки. По своим свойствам и структуре отчеты во многом похожи на формы, но предназначены для вывода данных не на экран, а на печатающее устройство, т.е. принтер. Отличие отчетов в том, что данные в них группируются и выводятся на бумагу со специальными элементами оформления, характерными для печатных документов, например, колонтитулы, номера страниц, время создания отчета и т. д.
СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ:
Самый простой и легкий способ создания отчетов, это автоотчет. Он бывает двух вариантов: автоотчет в столбец и автоотчет ленточный.
СОЗДАНИЕ АВТООТЧЕТА В СТОЛБЕЦ:
- Окно «База данных» / Отчеты / Создать
- Автоотчеты: в столбец
- В качестве источника данных выбрать таблицу «Накладная» / ОК
- Файл / Сохранить / «Отчет накладная»
Ваш отчет готов. Автоотчет ленточным способом создается аналогично, только в качестве источника данных выберите таблицу «Требование» и сохраните как «Отчет требование».
СОЗДАНИЕ ОТЧЕТА С ПОМОЩЬЮ МАСТЕРА ОТЧЕТОВ:
- Окно «База данных» / Отчеты
- Создание отчетов с помощью мастера
- Таблицы и запросы / Таблица «Товары»
- Доступные поля / Код товара / > / Товар / > /
- Таблицы и запросы / Запрос: «На складе»
- Доступные поля / Всего пришло / > / Итого ушло / > / Осталось на сумму / > /Далее
- Доступные уровни группировки / Код товара / > / Товар / > /
- Всего пришло / > / Итого ушло / > /
- Группировка… / Интервалы группировки / Обычные / ОК / Далее
- Далее / Макет / блок / Далее / Деловой / Далее
- Имя отчета «Итоговый отчет» / Готово
СОЗДАНИЕ ОТЧЕТА В РЕЖИМЕ КОНСТРУКТОРА:
С помощью конструктора отчет можно разработать «с нуля» либо доработать уже существующий, созданный предыдущими способами.
- Отчеты / Создать / Конструктор
- В качестве источника данных выбрать запрос «На складе»
- Файл / Параметры страницы… / Страница / Альбомная
- Вид / Заголовок / На панели элементов выбрать «Надпись»
- Сделайте заголовок 15 размером шрифта синего цвета «Отчет по складу на 2020 г.»
В области верхнего колонтитула сделать шесть надписей по вертикали (14 размером шрифта, синего цвета, курсивом) «Код товара», «Наименование», «Цена», «Всего пришло», «Итого ушло», «Осталось на сумму».
- Вид / Сортировка и группировка
- Поле/выражение / Код товара / Порядок сортировки / По возрастанию
- Свойства группы / Заголовок группы / Да
В следующей строке
- Поле/выражение / Наименование / По возрастанию / Заголовок группы / Да
- Поле/выражение / Цена / По возрастанию / Заголовок группы / Да
- Поле/выражение / Всего пришло/ По возрастанию/ Заголовок группы / Да
- Поле/выражение / Итого ушло/ По возрастанию/ Заголовок группы / Да
- Поле/выражение / Осталось на сумму / По возрастанию/ Заголовок группы / Да
В области данных нарисуйте табличку с помощью линий, состоящею из шести столбцов и одной строки. Затем в каждой ячейки создайте по полю в результате чего должна получиться следующая таблица (см. ниже).
|
Код товара |
Наименование |
Цена |
Всего пришло |
Итого ушло |
Осталось на сумму |
- Выделить поле «Цена» / Вид / Свойства / Макет / Формат поля / Денежный
В область нижнего колонтитула вставить дату и номер страницы.
- Вставка / Номера страниц…
- Страница N из M / нижний колонтитул / Выравнивание / По правому краю / ОК
- Вставка / Дата и время… / полный формат даты без времени / ОК
Дата появится в заголовке отчета, вырежете его и вставьте в область нижнего колонтитула в верхний левый угол.
В область примечания отчета вставьте диаграмму «Движение товара»
- Вставка / Диаграмма… / Запросы / На складе / Далее
- Поля диаграммы: / Код товара / Всего пришло / Итого ушло / Осталось товара / Далее
- Выбрать гистограмму / Далее
- Нажмите левой кнопкой мышки на «Итого ушло» и не отпуская перенесите его в область поля «Сумма_Всего пришло», в результате чего в эту область должно добавиться новое поле «Сумма_Итого ушло».
- Повторите эту операцию для «Осталось товара» / Далее
- Поле отчета / Отсутствует / Поля диаграммы / Отсутствует / Далее
- Назовите диаграмму «Движение товара» / Готово
Чтобы полученная диаграмма соответствовала выбранным данным необходимо:
- Перейти в окно базы данных / Окно / база данных / Запросы / «На складе» / Открыть
- Правка / Выделить все записи / Правка / Копировать / Закрыть запрос «На складе»
- Перейти в окно отчета / Окно / Отчет / Двойной шелчек на диаграмме
- Появится таблица с данными / Выделите данные и удалите их
- Встаньте в первую ячейку / Правка / Вставить
- Удалите ненужные столбцы: «Наименование», «Цена» и «На сумму»
- Закрыть окно «Таблица данных»
- Преобразуйте диаграмму по вашему вкусу
- Файл / Сохранить / «Мой отчет»
Контрольные вопросы:
- Что называют отчетом?
- Как изменить вид отчета?
- Как отредактировать размеры и местоположение полей и надписей в отчете?
- Как оформить отчет цветом, эффектами?